Sous l'autorité du responsable du secrétariat, assurer le secrétariat du Directeur Général des Services et exécuter les actes administratifs courants. Participer à une gestion collective d'un secrétariat commun qui regroupe la présidence et la direction générale des services.   Missions :   - Assurer la liaison entre le Directeur Général des Services et ses différents interlocuteurs ; - Gestion de l'agenda du Directeur Général des Services (prise de rendez-vous ... ) ; - Préparation et organisation des déplacements du Directeur Général des Services ; - Organisation matérielle de réunions et instances ; - Classement, archivage et mise à jour de documents internes au service ; - Saisie des pré-bons de commande dans l'application SIFAC; - Appui aux collègues du service dans le cadre du secrétariat commun.   Activités ou tâches liées au poste :    - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ... ), les reproduire et les diffuser - Retranscrire des informations orales à l'écrit; - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ; - Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité ; - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ; - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ; - Classer et archiver des documents.   Connaissance, savoir : Connaissance de l'environnement et réseaux professionnels et en particulier de l'organisation universitaire (services, relations fonctionnelles) Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité : connaissance de la réglementation des examens Techniques d'élaboration de documents Techniques d'accueil téléphonique et physique Culture internet Techniques de communication   Contrat CDD jusqu'au 31/08/2025 Rémunération brute mensuelle de 1 806.66 Euros Savoir - faire : (compétences opérationnelles) Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint); Accueillir et prendre des message; Maîtriser l'expression écrite et orale courante; Enregistrer et classer les documents; Rédiger des documents à partir de modèles; Utilisation des modes de communication électronique (mail Thinderbird, Zimbra, Internet); Sens de l'anticipation et de la prévision; Savoir rendre compte; Capacité d'adaptation aux évolutions du service.   Savoir être :  Sens de l'organisation Réactivité Sens relationnel Respect de la confidentialité