RESPONSABILITÉS : Département ou service de la structure : Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC) Catégorie/Corps : Catégorie B Missions principales En votre qualité de Gestionnaire administratif, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière. Activités principales - Gérer les agendas de la direction des études et contrôler les échéances - Sélectionner et diffuser de l'information en internet et en externe : mise à jour des supports d'information, des pages intranet, etc... - Suivre les différentes campagnes liées aux activités des directions des études : doubles diplômes, forum étudiants, CDSN, etc... - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service - Participer à la gestion pédagogique de l'offre de formation « hors-département » dans l'outil de scolarité - Assurer la fluidité des différentes procédures engageant les signatures ou visa de la direction des études - Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bords d'activités - Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l'adresse générique de la DE et distribution des tâches en fonction des sujets - Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d'événements liés aux activités de la DE (CEVEC, jurys, réunion des directions des études de départements, etc.) - Assurer le suivi des dépenses financières de la DE Champs des relations - Relations internes : interactions quotidiennes avec les étudiants, les départements, les enseignants et les services de l'école concernés - Relations externes : liaison régulière avec les établissements ou collègues partenaires PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES PRINCIPALES Diplôme : BAC en secrétariat, assistanat, gestion administrative Une expérience professionnelle similaire serait un plus Connaissances : - Connaissance de base en gestion financière - Connaissance appréciée de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique - Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Compétences techniques : - Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique) ; - Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances - Savoir travailler en équipe - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion Compétences comportementales : - Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux - Être réactif et avoir une grande capacité d'adaptation - Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute et de l'accompagnements des publics - Qualités rédactionnelles et relationnelles - Sens de la confidentialité des informations traitées