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- Détail de l'offre 174CNMP
Offre n° 174CNMP
Office manager (H/F)
30 - NIMES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 30 mai 2024
Nous recherchons notre office manager, ses missions principales sont : Pour la Holding : - Gestion des locaux : - Participation à l'organisation d'évènements internes : Assurer la bonne tenue, la gestion et l'animation des locaux en général et notamment de la salle de détente - Organisation d'after-work, anniversaires, anniversaires d'anciennetés en étroite collaboration avec le service marketing - Autres actions transverses : - Participer et suivre l'intégration des nouveaux collaborateurs (logistique d'arrivée, création et suivi du process d'intégration, articulation entre les différents services concernés (via TAIGA) - Recueillir les idées, proposer et mettre en place des améliorations des procédures relatifs à la gestion des locaux, la communication (rapport d'étonnement) - Assistanat de direction : Assistanat de 1 président et 2 directeurs dans leur gestion du quotidien comme de sujets ponctuels. Pour les 30 sociétés du groupe et les 80 collaborateurs : Informations : - Réceptionner et gérer le courrier entrant et sortant, attribuer et renommer le courrier GED, gérer le workflow factures (Validation et redirection des factures et courriers au bon services GED vérifier la bonne conformité des factures, selon devis et contrats en vigueurs) - Traiter et organiser l'information : collecte, classement, mise à jour physique et numérique - Mise à jour du répertoire téléphonique et organigramme groupe Services généraux : - Mise à jours et gestion des contrats de sécurité et mis en conformité des locaux (vérification des alarmes incendies, extincteurs, affichages obligatoires, trousses de secours) - Analyse des contrats et pertes financières des acquisitions - Fiche d'entreprise all filiales - Créer et mettre à jour les DUERP all filiales de façon annuelle - Suivre et gérer les visites médicales des collaborateurs, en collaboration avec la médecine du travail. - Suivre et gérer les services généraux (renouvellement abonnements, maintenance, entretien, sécurité en entreprise, affiches obligatoires.) - Vérifier, mettre à jour et suivre les contrats et abonnements de l'ensemble du groupe. Via les plateformes (téléphonique, total, ulys..)et un tableau de suivis par filiale. - Gestion des contrats d'assurances de l'ensemble du groupe (contrat auto, RC pro, RC, MULTIRISQUE.etc.) - Commander et gérer les stocks fournitures diverses (cartes de visites, clés, fournitures de bureau, consommables, mobilier.) de l'ensemble du groupe - Gestion et suivi de la flotte de véhicule, (gestion des sinistres, attribution, entretien, badges, carte carburants, vignettes Crit'Air TCO par véhicule via Total, suivis de contrats de financement, leasing, changement de propriétaires, cession achats.) - Renégociation des contrats des sous-traitants. - Gestion de la performance des achats sur le principe du Cost killer. - Gestion, mise à jour et commande carte bancaire des collaborateurs (mise à jour des interlocuteurs banques, - Mise en place et mise à jour de procédures. - Gestion et inventaires du matériel mis à disposition des collaborateurs (ordinateur, téléphone, casques, accessoires.) - Gestion des garanties (matériels) La participation à l'organisation d'événements internes et externes au groupe : - Gestion logistique (réservation de lieux, transports, hébergement, restauration) - Actions de communication (signalétique, flyers, affiches, réseaux sociaux, e-mailing, invitation, relations presse) - Gestion de partenariats (gérer le lien entre les collaborateurs et nos partenaires, distribution des places offertes par nos partenaires) - Participer activement à la communication interne groupe (gestion teams global, outils de communication interne.) en étroite collaboration avec le service marketing Autres actions transverse : - Participer et suivre les sorties des collaborateurs pour l'ensemble du groupe
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2100 Euros à 2150 Euros sur 12 mois
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat gestion PME PMI Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Excellent niveau de français (écrit et oral)Cette compétence est indispensable
- Excellente maîtrise de la bureautiqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Gestion des intervenants extérieursCette compétence est indispensable
- Gestion flotte véhiculeCette compétence est indispensable
- Gérer et déclarer les sinistresCette compétence est indispensable
- Normes rédactionnellesCette compétence est indispensable
- Organiser des déplacements professionnelsCette compétence est indispensable
- Suivre les chantiers et travaux en interneCette compétence est indispensable
Permis
- B - Véhicule léger
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.
Entreprise
PRO ARCHIVES
20 à 49 salariés
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