Assistant/Assistante du Directeur de l'IUT (H/F) 06 - NICE
Offre n° 174ZCFQ
Assistant/Assistante du Directeur de l'IUT (H/F)
06 - NICE - Localiser avec Mappy
Publié le 23 mai 2024
Nous recherchons notre futur/future Assistant/Assistante du Directeur de l'IUT Nice Côte d'Azur ! Collaborateur/Collaboratrice du Directeur de l'IUT, l'agent/l'agente l'assiste dans l'organisation et la coordination de ses activités. Il ou elle assure l'interface entre la direction et les interlocuteurs/interlocutrices internes et externes. Il ou elle assiste également le Directeur Administratif/ la directrice administrative de l'IUT en étroite collaboration avec son secrétariat. Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante. Vos missions : - Vous serez en charge de filtrer et transmettre les messages téléphoniques ainsi que les courriels - Vous assisterez le directeur dans la gestion des urgences - Vous organiserez et planifier les réunions - Vous rédiger les courriers courants - Vous assurerez les relations du secrétariat général avec les services et départements de l'IUT et diffuserez des informations internes et externes - Vous serez chargé/chargée de recueillir des informations, des éléments de réponse, des documents nécessaires à la constitution de dossiers, d'enquêtes, et mettre en forme les données après avoir procédé à certaines vérifications - Vous gérerez la mise en place des conventions d'occupation des locaux avec les partenaires - Vous assurerez la gestion et la mise en place des partenariats & partenariats privilégiés - Vous effectuerez les réservations nécessaires aux déplacements des missions de la Direction - Vous assurerez le suivi administratif de clôture des missions - Vous organiserez les évènements définis par la direction Organisation des élections : - Vous organiserez les élections des membres du Conseil des Etudes et de la Recherche en TEChnologie (CERTEC), du Directeur de l'IUT ; - Vous participerez à l'organisation des membres du CINST : enseignants/enseignantes, BIATSS, usagers ; - Vous participerez à l'organisation des élections des Conseils d'Université (CA, CFVU, CR) pour les 5 sites de l'IUT Préparations des Conseils et Commissions : - CDIR, CERTEC, CINST : vous préparerez les ordres du jour (envoyer les convocations, préparer les documents et les diffuser) - Vous participerez à l'organisation des conseils en collaboration avec l'autre assistant/assistante de la direction - Vous viendrez en soutien à l'organisation des commissions BIATSS Gestion matérielle et financière : - Vous gérerez les cartes magnétiques, les clés d'accès aux ascenseurs et les télécommandes d'accès aux parkings - Vous serez en charge de suivre et contrôler la gestion des associations d'étudiants/étudiantes - Vous serez en charge de suivre et contrôler les commandes traiteurs en lien avec les réunions Ce poste est fait pour vous si : Vous êtes en capacité de : - Planifier votre activité et travailler en équipe - Faire preuve de discrétion en lien avec la confidentialité des informations et données traitées au sein de la direction - Faire preuve d'anticipation - Pouvoir utiliser les logiciels de gestion du domaines, les logiciels bureautique courant et internet - Vous connaissez les techniques de secrétariat et de gestion administrative - Vous savez informer et rendre compte - Vous connaissez l'organisation générale et le fonctionnement d'une université et plus globalement de l'enseignement supérieur et connaître les circuits et procédures administratives en vigueur dans l'établissement Rémunération contractuels (hors variables) : 1538,46 € nets avant impôt Congés : 45 jours de congés annuels Télétravail : 2 jours/semaine Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail Prise en charge partielle des frais de mutuelle Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : à partir de 1 538.46 € net
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE COTE D AZUR
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
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