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- Détail de l'offre 175XMRR
Assistant / Assistante de direction (H/F) 75 - PARIS 15
Offre n° 175XMRR
Assistant / Assistante de direction (H/F)
75 - PARIS 15 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 11 juin 2024
L'assistant(e) de direction est responsable de l'organisation quotidienne du travail de l'équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure. Il/Elle travaille en lien direct avec le Président du Conseil et le secrétaire général. Il/Elle assure notamment les fonctions suivantes : - assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur ; - assurer le lien avec les secrétariats des autres structures et avec les secrétariats des cabinets ministériels ; - réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l'application ELISE ; - gérer les messageries fonctionnelles de la structure (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses) ; - gérer les agendas électroniques, dont celui du Président et du secrétaire général, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ; - préparer les dossiers pour les réunions des responsables de l'équipe, en assurer leur suivi ; - saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion ; - prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure ; gérer les fournitures et le suivi des commandes ; - assurer la gestion des plannings prévisionnels des congés, des missions via CHORUS DT, de l'installation des nouveaux collègues et faire lien avec l'unité de gestion administrative et de ressources humaines ; - organiser l'archivage papier et numérique pour l'ensemble de l'équipe et dans le respect des règles en vigueur ; - élaborer des tableaux de suivi de l'activité. Au-delà des activités de secrétariat, l'assisant(e) de direction se verra confier la valorisation et à la diffusion des productions du conseil : diffusion interne et externe (rédaction de courriers d'accompagnement, réalisation de fichiers de routage, publipostage, mise sous pli.), participation à la gestion des contacts, participation à l'organisation des évènements. Sur cette partie, les fonctions se rapproche de celles d'un ou d'une chef(fe) de cabinet. Des formations à la prise de fonction et un accompagnement individuel sont proposés. Profil recherché : Le/La candidat devra mettre en oeuvre les compétences suivantes : - connaissance de l'administration centrale - niveau pratique - à acquérir - connaissance du systèmes éducatif, de la jeunesse, de l'enseignement supérieur, de la recherche et des sports - niveau pratique - à acquérir - maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook) : niveau expert - requis - techniques de secrétariat : niveau expert - requis - maîtrise des logiciels spécifiques (ELISE, REPONSES, CHORUS DT, SYMPHONIE, etc.) : niveau pratique - souhaité - sens des priorités, capacité d'organisation, rigueur : niveau confirmé - requis - sens relationnel, discrétion : niveau confirmé - requis
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1850.00 Euros sur 12 mois
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+3, Bac+4 ou équivalents
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE
250 à 499 salariés
Créé par l'article 40 de la loi pour une école de la confiance en juillet 2019, le Conseil d'évaluation de l'école, indépendant dans son programme de travail, ses avis et recommandations, est chargé d'évaluer l'organisation l'enseignement scolaire et les résultats des politiques éducatives. Il promeut le développement d'une évaluation la plus complète, objective et constructive possible.
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