Assistant/e de direction-programmes d'Ouverture Sociale Etudiante (H/F) 31 - TOULOUSE
Offre n° 176LYSL
Assistant/e de direction-programmes d'Ouverture Sociale Etudiante (H/F)
31 - TOULOUSE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 18 juin 2024
Sous l'autorité de la Directrice des programmes d'Ouverture Sociale de la Fondation, l'assistant.e de direction assurera les actions suivantes : Gestion administrative - Gestion et contrôle du courrier - Gestion des notes de frais - Gestion administrative des appels à projets et mise en forme des documents - Mise à jour des contacts sur l'outil CRM - Gestion d'une boîte mail générique Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil - Gestion de l'agenda et de l'emploi du temps quotidien de la directrice (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) - Réception et filtrage des appels téléphoniques - Accueil des rendez-vous - Préparation et organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques.) - Aide à la préparation des dossiers Suivi des supports juridiques du programme - Suivi des conventions de stages découvertes professionnelles d'élèves de 3ème 3e et de 2nde - Suivi des conventions de partenariats ( associations, établissements scolaires, institutions, industriels) Lien administratif avec les services supports de l'ISAE SUPAERO (RH Logistique.) - Réservation de salles, annonce de la venue de visiteurs auprès du poste de garde, . - Soutien logistique sur les évènements du programme Suivi des outils de gestion budgétaire - Actualisation des outils budgétaires en lien avec la responsable du programme et le gestionnaire de la Fondation ISAE SUPAERO - Suivi des devis et factures en lien avec ses missions Communication - Rédaction des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.). - Transmission des informations en interne Compétences et connaissances requises - Qualités rédactionnelles et de synthèse - Un bon sens relationnel (grandes diversités de parties prenantes) - Excellente maitrise des outils bureautiques - Une bonne capacité d'organisation et de travail en équipe Profil - Bac+2 ou équivalent - Deux à trois années d'expériences sur un poste similaire - Ouverture d'esprit, rigueur, réactivité et polyvalence - Poste basé à Toulouse, campus ISAE-SUPAERO, 10 Av. Edouard Belin - Avantages : Télétravail : 1 journée par semaine (vendredi) Mutuelle : prise en charge à 100% pour le salarié et ses ayants-droits - A pourvoir le 1er septembre 2024 Contact et modalités de recrutement CV et lettre de motivation à envoyer avant le 3 juillet.
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 39H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2250.0 Euros à 2500.0 Euros sur 13.0 mois
- Mutuelle
- Pc portable
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable
Compétences
- Archiver des dossiers et documents de référenceCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Capacité d'organisation et de travail en équipeCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Collecter et analyser des informationsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Maîtrise des outils bureautique Word, Excel, PPTCette compétence est indispensable
- Organiser la logistique des recrutements et des formationsCette compétence est indispensable
- Planning du personnelCette compétence est indispensable
- Qualités rédactionnelles et de synthèseCette compétence est indispensable
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuellesCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Réaliser une veille documentaire
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Entreprise
FONDATION ISAE SUPAERO
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
Mme Agnès TRINCAL
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