Assistant / Assistante de direction (H/F) 69 - VAULX EN VELIN
Offre n° 179SNQB
Assistant / Assistante de direction (H/F)
69 - VAULX EN VELIN - Localiser avec Mappy
Actualisé le 09 septembre 2024
Nous recherchons un/e Assistant/e de direction pour notre structure. Prise de poste au plus tôt. La maîtrise d'Excel (fonctions, tableaux croisés dynamique,...) et du pack Office? ainsi que CANVA, est indispensable pour le poste. Vos missions seront les suivantes : - Organiser les rendez-vous, le planning du responsable, d'un collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques - Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ... - Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe - Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe - Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) - Techniques de secrétariat - Modalités d'accueil - Techniques de gestion administrative Assistance de gestion de structure 1-Accueil Physique et téléphonique Elle guide et oriente dans le bâtiment les visiteurs, les prospects, les fournisseurs, les partenaires Fréquence : Quotidienne 2-Réception colis Elle assure la réception des colis pour la structure et pour les entreprises hébergées. Fréquence : Quotidienne 3-Gestion du courrier Enregistrement courriers Arrivées/Départ. Le faire viser systématiquement par la direction. Fréquence : quotidienne a)-A la demande de la direction, élaboration de courriers en direction des salariés, des partenaires, des entrepreneurs hébergés b)-Gestion des courriers recommandés c)-Distribution du courrier des entreprises dans leurs bannettes respectives Affranchissement du courrier de la structure et des entreprises Secrétariat Assure le secrétariat de l'association et de son directeur : (Rédaction de courrier, note de services) Gestion des mails Gestion de l'agenda des permanences, des formations et des comités de sélection Rétroplanning à compléter puis le faire viser par la direction Fréquence : 2 fois dans l'année Mise à jour de l'affichage au sein du bâtiment. Fréquence ponctuelle Gestion des fournitures a)-Commandes Fournitures nécessaires pour l'ensemble de la structure après recensement des besoins et des entreprises de la pépinière qui le souhaitent . b)-Elle assure le suivi des commandes auprès des fournisseurs (devis, contrats, bons de livraisons, réception) c)-Tenir un tableau de bord de commande fournitures Gestions des conventions Suivi des conventions d'occupations temporaires et avenants des entreprises hébergées Apporter les modifications puis envoi après validation par la direction. Effectuer le suivi des retours (Tableau de bord statistique ) Facturations et suivi de recouvrement Facturation des redevances d'occupations Temporaires et des services communs Suivi du recouvrement des factures Fréquence : Mensuel Gestion des contrats et des biens d'équipements Mettre à jour le livret des procédures répertoriant les différents équipements ( Téléphone , Fibre ,photocopieurs, affranchisseuse, Badges etc) Tenir à disposition les cahiers de maintenance ascenseurs et sécurité. Envoyer les bons de commande travaux au service maintenance aux services compétents dès qu'un problème technique est repéré. Appeler la société concernée pour les réparations des différents matériels que nous louons (téléphones, photocopieur ) anticiper les commandes des cartouches d'encre. Tenir à jour un tableau synoptique recensant tous les contrats avec date de début /date de fin, Coût, et notice d'utilisation (photocopieur, Affranchisseuse, Fax, Téléphone, Assurances.Etc.) Communication pépinière : Community management réseaux sociaux et site internet (Facebook, Informations Lyve, Linkedin ,...etc) Participation à l'organisation des Manifestations Organisées par la Pépinière CARCO Réservation de la salle, restaurants, achat pour buffet, etc. Envoi des invitations, confirmation de la présence des invités Choix des produits, négociation des produits, puis faire valider par la direction préparation de la salle
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1800.00 Euros à 2200.00 Euros sur 12.0 mois
- selon profil
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personneCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- autonomieCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Collecter et analyser des données, des informationsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- ponctualitéCette compétence est indispensable
- Relayer de l'informationCette compétence est indispensable
- Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de données
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Entreprise
ESPACE CARCO - PEPINIERE D'ENTREPRISES
3 à 5 salariés
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