Secrétaire de direction (H/F) 69 - ST PRIEST
Offre n° 180JNKK
Secrétaire de direction (H/F)
69 - ST PRIEST - Localiser avec Mappy
Actualisé le 03 septembre 2024
Sous l'autorité de la responsable du pôle secrétariat de direction, votre activité s'inscrit dans le cadre procédural défini et partagé au sein du servcie. Missions: Accueil téléphonique et physique des partenaires et collaborateurs. Secrétariat (en lien avec la chef de pôle) : - Organiser les rendez-vous et les réunions pour la Direction et les chefs de services - Assurer l'organisation logistique des réunions - Assurer l'interface entre le pôle secrétariat et les services internes ou externes au CCAS - Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des rendez-vous - Participer à certaines réunions pour en assurer le suivi (prise de notes et élaboration de compte-rendu) - Mettre en forme différents types de documents : courrier, compte-rendu, note, acte administratif, en assurant une veille orthographique et syntaxique - Suivre le circuit des signatures des documents et assurer la transmission des documents aux usagers et/ou aux services via le logiciel métier - Assurer la traçabilité de ces documents via l'actualisation des tableaux de suivi - Organiser le classement et l'archivage des documents papiers et informatiques produits par la Direction - Remplacer ponctuellement les autres secrétaire de la DSRU sur leurs missions en cas d'absence ou de surcharge de travail - Participer à certaines manifestations des services du CCAS (préparation des dossiers, gestion de l'intendance) Secrétariat (en autonomie) : - Réceptionner, enregistrer, distribuer l'ensemble du courrier du CCAS (interne ou externe) - Assurer le suivi de la boite mail générique du CCASQ - S'assurer du traitement et du suivi des parapheurs - Assurer la mise à jour régulière du tableau des contacts du CCAS : rechercher, recueillir et enregistrer les informations de mise à jour avec les services du CCAS, de la Ville et les partenaires. Prendre part à la continuité de service, ainsi qu'aux temps de régulation d'équipe. Poste soumis au respect des règles éthiques et de confidentialité de la fonction publique terrirotiale.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- temps partiel
- Salaire
- Salaire brut : rémunération fpt
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Formations
- Bac ou équivalent secrétariat assistanat Cette formation est indispensable
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat
Compétences
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Classer des documents
- Planning du personnel
- Réaliser une veille documentaire
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Entreprise
CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE
20 à 49 salariés
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