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Adjoint administratif (H/F) 91 - GIF SUR YVETTE
Offre n° 180JRVG
Adjoint administratif (H/F)
91 - GIF SUR YVETTE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 03 septembre 2024
Placé-e sous l'autorité directe du président de l'Université, la Direction de la marque et de la communication (Dirmarc) a pour mission d'organiser et d'opérer en France et à l'international, le rayonnement de l'Université Paris-Saclay, établissement de formation d'excellence, de recherche intensive, symbole d'innovation et de responsabilité assumée dans le domaine sociétal et environnemental. Elle intervient en conseil de la présidence et de l'action des directions, des composantes universitaires et des établissements-composantes de l'Université. L'adjoint-e en gestion administrative est placé-e sous l'autorité de l'assistante de direction, qui rend compte à la directrice de la marque et de la communication et rapporte également aux deux directrices adjointes. Missions principales : L'adjoint-e administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante pour l'ensemble de la direction. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction de la marque et de la communication. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle peut etre amené-e ponctuellement a participer a la mise en œuvre de certaines actions événementielles de l'établissement et/ou a contribuer aux opérations des différents services de la Dirmarc. Activités principales : Gestion des fichiers et supports Gestion des tableaux de bord et fichiers contacts, VIP, évènements : veille et mises à jour, préparation des listes de diffusion (invitations, réseaux .), des envois, du suivi, édition de listings. Gestion des espaces numériques partagés et des fichiers de suivi d'activités : recueil d'informations auprès des services, alimentation des espaces et fichiers, optimisation, création mensuelle d'un bilan Gestion des plaquettes : création et mise à jour du document de suivi des supports élaborés, classement, centralisation, gestion du stock, diffusion des supports Gestion administrative Prendre en charge des aspects logistiques de la Dirmarc (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur .) Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes Assurer les prises de rendez-vous Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire, les diffuser Traiter et diffuser des informations internes et externes Classer, pré-archiver les documents en lien avec l'activité de la direction Gestion des éléments d'appartenance et objets promotionnels Gestion du stock de goodies avec le service Marque (accessibilité et surveillance des stocks, réapprovisionnements et réassortiments, mise à jour des procédures liées, prêts .) Gestion du stock et de la diffusion des supports (plaquettes .) Profil Connaissance, savoir : Connaissance générale des techniques de gestion administrative Techniques d'élaboration de documents Secrétariat Maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, suite Adobe et des outils de messagerie Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche Savoir-faire : Sens des priorités Sens de l'organisation Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique Savoir gérer son activité dans un calendrier Comprendre un besoin Classement de données et de documents Aisance bureautique Évaluer et expliciter les besoins et les prioriser Outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Adobe .) Savoir-être : Discrétion Bon sens relationnel Autonome Polyvalence Rigueur Rendre compte Sens de l'écoute Sens du service public
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 36H50
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros à 2100.0 Euros sur 12.0 mois
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Compétences
- Gestion administrative du courrier
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE PARIS-SACLAY
500 à 999 salariés
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