Assistant(e) de direction du corps préfectoral - chef(fe) du pôle (H/F) 73 - CHAMBERY
Offre n° 180XTNC
Assistant(e) de direction du corps préfectoral - chef(fe) du pôle (H/F)
73 - CHAMBERY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 11 septembre 2024
Votre environnement professionnel : - Activités du service : Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l'actualité politique des grands élus du département. Le bureau du cabinet est également chargé de la lutte contre la radicalisation et de la mise en œuvre des mesures du plan départemental dans les domaines de la répression, de la prévention et de la sensibilisation. - Composition du service : - 1 cheffe de bureau et 1 adjointe - 1 chargé de mission "lutte contre la radicalisation" - 1 agent rédacteur-chargé des cérémonies et 1 agent chargé des distinctions honorifiques - le secrétariat du corps préfectoral (3 agents) - 2 chauffeurs - 1 veilleur - l'intendance (6 agents). Liaisons hiérarchiques : Le chef du bureau du cabinet et membres du corps préfectoral de la préfecture. Liaisons fonctionnelles : Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral et les chefs de services de l'État dans le départ Relations avec élus, personnalités issues des mondes associatif, économique... Vos activités principales : Le pôle secrétariat du bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfet, Secrétaire générale, Directeur de cabinet et, sous réserve, un stagiaire INSP). Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité du chef du bureau du cabinet. Les 3secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral : - l'accueil physique et téléphonique de personnalités et d'administrés, - l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies et de pré-archivage.), - la gestion des agendas et diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda Préfet), - la gestion des déplacements (réservations trains, avions, hôtels et demande de remboursement de frais), - le filtrage des interlocuteurs, - la planification de tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end), - la commande des fournitures, - la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières, - la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services, - la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation congés), - le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral), - un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites officielles). Vos compétences principales mises en œuvre : - Compétences techniques : connaître l'environnement professionnel - niveau pratique requis avoir des compétences informatiques - niveau maîtrise requis avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau initié à acquérir - Savoir-faire : savoir s'organiser - niveau maîtrise requis savoir rédiger - niveau maîtrise requis savoir travailler en équipe - niveau maîtrise requis - Savoir-être : avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise requis savoir s'adapter - niveau maîtrise requis savoir communiquer - niveau maîtrise requis
- Type de contrat
-
CDD - 3 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2042.95 Euros sur 12.0 mois
- Chèque repas
- Mutuelle
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Collecter et analyser des données, des informationsCette compétence est indispensable
- Créer, organiser ou coordonner un évènementCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planning du personnelCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
SECRETARIAT GENERAL COMMUN DEPARTEMENTA
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
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