VOS ACTIVITÉS PRINCIPALES : Gestion des agendas, avec autonomie et discernement : - demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes - demandes de rendez-vous privés - participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi - participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine - suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences - saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements - organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MEL Établissement du programme hebdomadaire des réceptions : - établissement des notes de commande des repas - plans de table, menus, étiquettes de table Établissement du programme hebdomadaire des déplacements : - préparation du programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure - réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d'hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements Gestion des appels : - filtrage des communications - redirection sur les interlocuteurs adéquats - appels internes ou externes sur demande des autorités Messagerie : - gestion en fonction de l'urgence des demandes - invitations à des réunions, déjeuners et réceptions : transmission aux autorités pour décision et réponses - diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoral Divers : - dossiers : ajouts de dernière minute - mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral - accueil des invités (installation et café) - achats de fleurs, cadeaux de départs - suivi des évaluations des membres du corps préfectoral - suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral : mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunions SPÉCIFICITÉS DU POSTE / CONTRAINTES / SUJÉTIONS : - Amplitude horaire : de 8 h 30 à 19 h 00, en brigade et permanence ponctuelle en fonction des événements. - Place de stationnement. - Missions télé-travaillables - Missions relevants du PCA