Contexte Au sein de la Direction d'Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Autonomie et veille sociale de l'action sociale « Personnes âgées ». Celui-ci se compose d'un Centre de jour Les Alpins et de la Maison des Aidants Denise Belot, d'un service de Restauration à Domicile et du service Résidences Autonomies avec 4 Résidences Autonomies : les Alpins, St Laurent, le Lac et Montesquieu. Notre poste Sous l'autorité du Responsable de service, le-la secrétaire assure un accueil téléphonique et physique des usager-ères. : Il-elle est à l'écoute des agents-es sociaux de restauration (ASR), fait le lien entre les différents-es acteurs-trices, effectue différentes tâches administratives afin d'assurer le bon fonctionnement du service Les missions : - Diverses tâches administratives : - Accueil physique et téléphonique auprès du public, des familles et /ou partenaires avec présence impérative parfois dès 6h30 - Traitement des dossiers des usagers : saisie sur le logiciel Millesime, rappel si dossiers incomplets, mise à jour, suivi des hospitalisations. - Suivi de la veille sociale : remplissage du cahier de vie des usager-ères (Millesime), lien avec les partenaires sociaux et familles, signalement, visites à domicile - Participation à la mise à jour du cahier de transmission - Réalisation de la facturation et vérification de celle-ci avec la responsable - Saisie des heures des remplaçants - Suivi de la qualité des prestations ( questionnaire de satisfaction , appel des usager-ères etc.), - Suivi et mise à jour des statistiques relatifs à l'activité - Réalisation et édition de la fiche menu hebdomadaire, - Relais d'information des programmes d'animations des résidences autonomie, des PAGI, et autres informations diverses (canicule, semaine bleue, Noêl à domicile) auprès des usagers-ères via les agent-es sociaux de restauration - Réalisation de photocopie de documents nécessaires à l'activité du service, - Réalisation de bon de commande, validation de factures supervisées par le responsable de service, - Tri, classement et archivage - Assister la cheffe de service dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale). - Rédaction des comptes -rendus de réunions - Mise à jour du cahier de transmission pour le débriefing du midi et celui du lendemain matin avant le départ en tournées - Gestion de la mise à jour des téléphones avec les agent-es en lien avec le logiciel Millésime - Suivi de la gestion des clés en lien avec les agent-es sociaux de restauration - Identification du nouvel usager : - Créer et remplir le dossier administratif papier - Créer le dossier et scanner les documents administratif s sur Millesime - Contrôle des pièces administratives fournies (avis d'imposition, assurance, mutuelle, attestation vitale). - Transmission des contrats des usager-ères au siège pour signature - Tenir à jour les dossiers administratifs des usager-ères (aide sociale, avis d'imposition, fiche usager) - Suivi des impayés en lien avec la responsable du service et le Service de Gestion Comptable Suivi des absences : Suivi des départs définitifs (retour à domicile, départ vers une autre structure, décès) Suivi des contenants réutilisables : Autres : - Participation aux réunions de service ...