LE POSTE Au sein du pôle de direction, constitué de trois agents, vous serez chargé d'assister le directeur dans l'ensemble des tâches administratives et juridiques qui sont liées à l'organisation, au fonctionnement et à la gestion des activités des 5 services que constituent la direction du Patrimoine : - service bâtiments - service équipements - services voiries - services parcs et jardins, espaces naturels - Service de la transition énergétique MISSIONS PRINCIPALES Assurer la gestion des tâches administratives du secrétariat : - Assurer l'accueil et le transfert téléphonique des appels, prendre les messages, - Programmer des rendez-vous sur les agendas numériques, - Préparer les réunions, préparer les supports informatiques, - Préparer tous types de courriers (courriers réponses, notes, comptes-rendus, bilans, etc.), - Suivre la gestion du courrier sur le logiciel de la collectivité, - Gérer l'envoi de diverses pièces (Permis, demande de travaux, conventions, etc.), - Assister le directeur dans certaines réunions, Assurer le suivi et la gestion des actes juridiques : - Rédiger et suivre les arrêtés de permission de voirie et/ou alignement, - Mettre en forme les décisions et délibérations sur le logiciel de la collectivité, - Préparer les conventions d'occupation du domaine public, Assurer le suivi des plannings de la direction : - Suivre les plannings de prévision des congés des agents des services - Suivre les plannings d'astreintes et la mise en paiement des indemnités, - Suivre les plannings des réunions de direction, des services, Assister les chefs de services dans la commande publique : - Participer à la préparation du besoin des services, - Rédiger/ relire les CCTP des techniciens, - Rédiger des pièces contractuelles (lettre de consultation, contrats, etc.), - Participer à l'élaboration du rapport d'analyse des offres des candidats. PROFIL Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et autonome. Vous : - Etes titulaire d'une formation CAP / Bac professionnel/ou expérience significative dans le domaine du secrétariat - Disposez d'une aisance rédactionnelle, - Maîtrisez parfaitement tous les outils informatiques : (Word, Excel, MAARCH, CIRIL et ACTES) - Connaissez les procédures administratives et juridiques de la collectivité (régime des délégations de pouvoir du conseil communautaire et bureau) - Êtes disponible dans les moments de pointe et/ou soirée, - Favorisez la bonne circulation des informations, - Savez rendre compte, - Savez travailler en équipes, - Respectez l'obligation de discrétion et les obligations de confidentialité, - Êtes titulaire du permis B dans le cadre de vos déplacements professionnels - Avez des connaissances de l'environnent territorial. ANNONCE A RETROUVER EN INTEGRALITE SUR NOTRE SITE INTERNET CV ET LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE POUR UNE PRISE EN COMPTE DE VOTRE CANDIDATURE