Intitulé du poste : Assistant de la direction de la communication et du dialogue avec la société (DIRCOM) F/H Missions : Sous l'autorité directe de la directrice de la DIRCOM, il est au cœur des activités de la direction et garantit son bon fonctionnement collaboratif, administratif et logistique. Il apporte aussi sa contribution à certaines actions de communication menées dans les unités. Outre ses activités et ses missions au sein de la DIRCOM, l'assistant gère l'agenda du directeur scientifique rattachée à la direction générale : organisation de réunions et de rendez-vous lorsqu'elles ne sont pas prises en charge par d'autres directions. Il assure également la gestion de ses déplacements. La quotité de cette mission spécifique est de 1 jour par semaine. Activités : Office management pour la DIRCOM - Participer au Codir de la DIRCOM, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus - Participer aux réunions de coordination pour assurer les ordres du jour, les compte-rendu. - Préparer les dossiers pour les interventions externes de la directrice, en lien avec les Responsables d'Unités - Organiser, en lien avec les Responsables d'unité le réseau de partage de documents de la Direction - Garantir la mise à jour des calendriers de la DIRCOM (congés, astreintes, télétravail, etc). - Organiser l'agenda, les rendez-vous et réunions de la directrice de la DIRCOM et de son adjointe, ainsi que les déplacements. - Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne et vérifier l'application de la charte graphique de l'établissement et les règles administratives des courriers mis à la signature de la directrice - Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) - Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe Gestion administrative et financière : - Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents - En lien avec le Référent Administratif et Financier (RAF) de la DIRCOM, il apporte son soutien au suivi comptable de la direction, de l'enregistrement des bons de commandes au service fait (via Qualiac). - Organiser les commandes de matériels et de fournitures - Organiser les commandes des goodies de la direction et la gestion des stocks - Organiser l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec la RAF, la DRH, les services généraux et la DSI Activités spécifiques « métier » - Gérer pour la DIRCOM le fichier institutionnel de l'Agence en lien avec le Cabinet de la Direction Générale - Centraliser les droits à l'image signés dans le cadre des activités de la DIRCOM - Préparer les mails à la tutelle (DGS) pour informer de la mise en ligne des publications scientifiques ou d'actions en cours - Apporter son soutien sur les évènements internes et externes portés par la DIRCOM Profil recherché : - A partir du bac, bac + 2 souhaité (ex : BTS Support à l'Action Managériale, DUT Gestion des entreprises et des administrations.) - Expérience professionnelle exigée de 7 ans minimum dans le domaine de l'assistanat de direction