L'Ordre des architectes recherche un ou une assistant.e de gestion et d'administration pour assurer la gestion administrative, les ressources humaines et la comptabilité de l'Ordre, mais aussi pour garantir un accueil des architectes et partenaires de qualité. Ce poste viendra soutenir le pôle admin/comm déjà composé de 3 personnes et leur permettra d'avoir un appui pour tous les projets et événements ordinaux. Les horaires sont de 9 à 13h puis de 14 à 17h tous les jours de la semaine, sur place, sans possibilité de télétravail. Les locaux de l'Ordre sont situés en plein centre de Marseille et on y accède par le Métro 2 très facilement. Quelques déplacements en région PACA pourront avoir lieu mais de manière très ponctuelle. Poste à pourvoir pour Février 2025. Principales missions : - Accueil téléphonique : prise des appels entrants, premiers renseignements donnés et/ou orientation vers les personnes concernées, prise de messages, retransmis directement, par mail, plateforme slack. - Accueil des visiteurs : réception et orientation des personnes venant sur rendez-vous ou lors des permanences, ou hors rendez-vous pour chercher renseignements et documentations. -Gestion administrative du courrier et mailing - Vérification des stocks. - Déclenchement, passation de commandes de fournitures, demande possible de devis. - Prise de rendez-vous et accueil fournisseurs /prestataires pour interventions en entretiens des locaux et matériels. Comptabilité : - Saisie des factures au fur et à mesure et participation aux rapprochements bancaires, effectués mensuellement, avant transmission des données à l'expert-comptable. - Réclamation de factures manquantes pour la juste tenue des comptes. - Contrôle des factures et réalisation des paiements jusqu'au plafond autorisé - Coordination des relations avec le trésorier, l'expert-comptable et la banque et organisation de réunions mensuelles - Préparation de la venue annuelle du commissaire aux comptes - Elaboration des tableaux de bord de suivi du budget - de manière trimestrielle Réunions et RDV : - Préparer les annexes éventuelles des conseils - Suivi de la représentation de l'Ordre dans les commissions externes - Suivre les indicateurs de réussite liées aux événements, aux invitations reçues, aux sollicitations reçues de manière trimestrielles Gestion des RH - Suivi des entrées, sorties, visites médicales, congés et dossiers du personnel sous le contrôle de la responsable - - Assister la responsable dans l'organisation de la réunion mensuelle des salariés : prise de notes et préparation de l'ODJ - Mise en oeuvre de la formation du personnel en lien avec l'OPCO-EP Gestion événementielle - Organisation déplacements, hébergements, accueils formation et traiteurs pour tous les événements internes et externes - Demandes de devis et suivi des factures