SERVICE TRAVAUX : Gestion des sous-traitant : - Mise à jour des dossiers administratifs et contrôle de l'authenticité des attestations - Rédaction des contrats et agréments selon les modèles et suivi de leur signature Administratif : - Gestions des différentes demandes par mails - Enregistrement sur serveur et diffusion de plans aux interlocuteurs - Relance, pointage des feuilles d'heures des ouvriers et transmission au service comptabilité - Suivi administratif des heures d'insertion avec le conducteur de travaux - Rédaction des PPSPS LAB selon modèle - Suivi la réception des PPSPS et des VIC des sous-traitants - Finalisation, enregistrement et envoi des courriers à la demande des conducteurs ou de la direction - Préparation des Dossier d'Ouvrage Exécutés (DOE) - Demande de DICT sur le site https://www.reseaux-et-canalisations.ineris.fr/ - Saisie des bons de commande et envoi aux fournisseurs - Suivi des dommages ouvrages (DO) en lien avec le Directeur Travaux - Mise à jour du tableau des intempéries et envoi aux archi Suivi de la gestion des GPA (Garantie de Parfait Achèvement) à mettre en place : - Demande d'intervention aux entreprises - Suivi des quitus et mise à jour du tableau de suivi - Gestion des courriers informant au préalable de la facturation de nos déplacements si nous ne sommes pas concernés par la réserve de GPA - Suivi des facturations émises en relation avec notre comptable SERVICE COMPTABILITE : Factures sous-traitants : - Enregistrement des factures sous-traitants dans les dossiers chantier, le tableau de suivi de réception des factures et dans les baccaras - Diffusion aux conducteurs de travaux pour validation et paiement - Gestion des conventions de comptes prorata (émission et obtention - suivi financier géré par comptabilité). SERVICE COMMERCIAL : - Appels d'offres publics : Gestion administrative des dossiers (formulaires, DC1, DC2 etc à remplir) - Saisie de Devis client dans EBP - Aide à la rédaction de mémoire technique SERVICES GENERAUX : - Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs de l'entreprise - Réception des colis et information du destinataire en interne - Gestion des frais généraux : fournitures / cafés et approvisionnement - Enregistrement des demandes de congés des collaborateurs dans un tableau Excel - Gestion d'agenda, Organisation de rdv - Gestion et affranchissement du courrier - Archivage des dossiers Nota : l'activité de l'entreprise étant évolutive, nous pourrons apporter des modifications à la fiche de poste en accord avec la direction de l'entreprise.