Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service, l'agent pilote et structure le secrétariat administratif en organisant le travail et la répartition des tâches des assistantes administratives. Elle coordonne en liaison avec sa hiérarchie tous les secteurs administratifs et financiers touchant aux accueils de loisirs, les agréments, prestations et conventions avec les partenaires, la diffusion et transmission de l'information nécessaire au bon fonctionnement réglementaire des différentes structures du service. Organisation et management de l'unité administrative et financière : - Définir, affecter et contrôler les tâches de l'unité administrative et financière Animer les réunions - Favoriser et organiser la diffusion de l'information - Evaluer les collaborateurs - Participer au recrutement - Participer à la gestion du temps de travail Gestion administrative - Gérer les correspondances avec les familles (rédaction, mise en page, suivi des parapheurs,) - Organiser l'utilisation, la gestion et l'archivage de tous les documents liés au bon fonctionnement du service - Organiser le fonctionnement administratif, la transmission de l'information et décisions de la chaîne hiérarchique - Etablir des tableaux de synthèse pour rendre compte des activités du service - Suivre et valider la transmission des éléments pour la préparation des paies des agents vacataires du service et des intervenants études surveillées - Coordonner la gestion et le suivi des congés et absences de l'ensemble des agents du service - Déterminer et coordonner les demandes d'habilitation DDCS - Assurer l'envoi de SMS aux parents lors des mouvements de grève Gestion financière : - Participer à l'élaboration du budget (identification des besoins, ...) Suivre et contrôler l'exécution du budget (tableaux de bord, suivi des bons de commande, ...) - Collecter et centraliser les documents nécessaires pour pouvoir établir les états déclaratifs CAF (suivi des effectifs et de la facturation aux familles) - Rechercher, le cas échéant, des partenaires financiers - Restauration scolaire - Piloter la transmission quotidienne des effectifs au prestataire Suivre le marché de restauration - Transmettre des synthèses mensuelles des effectifs au prestataire pour établissement de la facturation Vérifier et valider la facturation - Organiser les différentes instances d'échange avec le prestataire (points restauration, commissions de restauration, ...) - Piloter le suivi des dossiers de PAI Coordonner en lien avec l'unité pédagogique et l'unité grands projets les activités des accueils collectifs de mineurs : - Définir, organiser et contrôler la diffusion, réception, transmission de tous les documents liés au suivi administratif des accueils collectifs de mineurs - Etablir et coordonner les différentes réponses aux demandes administratives des directeurs et coordinateurs (demandes de réservation, bons de commande, ...) - Coordonner le pilotage et la validation des demandes de cars, commandes de petits déjeuners, eau, ... - Rédiger et envoyer les notes de service, demandes de travaux ou autres. - Transmettre à la hiérarchie les demandes ou informations particulières des accueils de loisirs suite à des points périodiques avec les coordinateurs pédagogiques. - Coordonner les plans de communication des activités des accueils de loisirs (site internet de la ville, réseaux sociaux, affiches, photographe, articles dans le RosnyMag) en lien avec les coordinateurs pédagogiques et le service communication de la ville