Missions Placé(e) sous la responsabilité de la directrice administrative, le/la secrétaire-gestionnaire contribue à la gestion administrative et financière de l'Unité INFINITE. Activités principales et associées - Établir les commandes, les réceptionner, assurer la transmission au destinataire et le suivi avec les fournisseurs - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines - Organiser les missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, gestion - Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l'Unité, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques Domaine de connaissances - Organisation et fonctionnement d'une unité de recherche - Organisation et activités des tutelles de laboratoires mixtes de recherche scientifique - Procédures administratives des organismes publics - Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention - Statuts des EPST et des établissements d'enseignement supérieur - Techniques de secrétariat et de gestion administrative - Notions de base en gestion budgétaire et comptable - bonne capacité rédactionnelle en français - Comprendre, s'exprimer et lire en anglais : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Savoir faire opérationnels - Savoir planifier et hiérarchiser les tâches selon les contraintes et les échéances - Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, PowerPoint - Utiliser les logiciels de gestion financière (Safir et Sifac) et les outils de réservation (transports, hôtels) - Savoir communiquer avec les interlocuteurs internes et externes - Savoir rendre compte - Mettre en oeuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe Savoir faire comportementaux - Excellentes qualités relationnelles - Rigueur, sens de l'organisation et des priorités, fiabilité - Autonomie, polyvalence, réactivité, disponibilité - Discrétion, respect de la confidentialité - bac +2 - expérience de gestion et pilotage en laboratoire de recherche multi-tutelles Conditions particulières d'exercice: - Multiplicité des interlocuteurs et des logiciels / - Polyvalence, disponibilité, adaptabilité / - Adaptation aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d'utilisation des crédits / - Flexibilité possible des horaires de travail selon évènements poste à 50%