Emploi ouvert aux contractuels Merci de transmettre une lettre de motivation avec votre CV pour toute candidature Missions : Ces missions sont partagées par les 2 assistant-e-s. Chaque assistant-e est amené-e à remplacer son/sa collègue en cas d'absence. Gestion de la messagerie mails et des appels téléphoniques : - Gestion des boîtes mails institutionnelles de la direction- Gestion de la diffusion interne des courriels- Gestion de la messagerie direction - Recherche et diffusion d'information à la demande de la direction- Organisation de la continuité des activités - gestion des urgences et de la permanence y compris en situations de crise ou d'exercice de crise- Permanence téléphonique Gestion des agendas de la direction : -Tenue de l'agenda de l'équipe de direction (RDV, astreintes, congés..)- Organisation et planification des rendez-vous de la direction - Préparation des audiences de la direction,- Accueil /réception des visiteurs reçus par la direction Organisation des réunions et leur suivi : - Suivi des échéanciers de préparation et de réponse aux commandes préfectorales,- Préparation des dossiers auxquelles participe la direction: - Anticipation des productions attendues au regard du planning prévisionnel des CAR, pré-CAR, bilatérales, CODIR et audiences diverses. - Préparation des dossiers, centralisation des notes des services, interface avec les services,- Gestion des réservations de salle et matériels pour la Direction- Mise en forme et rédaction des compte-rendus de réunions (dont codir), Gestion des circuits courriers - Contrôle des circuits courriers « réservés » arrivée et départ - Vérification de la charte graphique - Suivi centralisé des listes de diffusion Activités diverses : - mettre en forme et/ou rédiger des courriers, courriels et documents administratifs,- suivre des dossiers transversaux, - recensement des besoins en fournitures administratives des agents de la DDETS et transmission des commandes au SGCD. Gestion des stocks de fournitures administratives- gestion des déplacements et des missions de la direction (chorus DT)- alimentation, mise à jour et classement des réseaux informatiques de la DDETS (commun et direction) Autres missions spécifiques à prévoir Pas de télétravail possible Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la direction qu'il assiste Très grande disponibilité vis-à-vis de la direction, Respect des obligations de discrétion et de confidentialité - réactivité et discernement dans la gestion des sollicitations