Référence CSP: MINT_BA009ATB-97965 Groupe RIFSEEP: 2 Vos activités principales: Assistante de direction: -suivre et mettre à jour l'agenda de la direction -organiser et préparer les dossiers des réunions -rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus et documents de travail et assurer leur diffusion -assurer le suivi des parapheurs et veiller à leur bonne présentation et circulation -réception et distribution du courrier dans les services -assurer l'accueil physique et l'accueil téléphonique -faciliter le classement et l'archivage des dossiers -assurer le suivi du planning prévisionnel des congés -mettre à jour les fiches de procédures -assurer le suivi du dossier «parking de l'Arget» -assurer le suivi du courrier, des boîtes fonctionnelles, Maarch et diffuser l'information Assistante de voyage: -organiser les déplacements des agents du SGCD -saisir les ordres de missions permanents et ponctuels dans l'application CHORUS DT -saisir les frais de déplacements après obtention des justificatifs dans l'application CHORUS DT -rédiger les autorisations d'utilisations des véhicules de service après collecte des permis de conduire et attestations Assistante de communication: -mettre à jour l'intranet, diffuser les informations concernant l'activité et l'actualité - élaborer le bilan annuel d'activité en lien avec les services -créer et diffuser le flash info -mettre à jour et diffuser les annuaires et organigrammes -assurer la collecte des organigrammes des autres services -participer à l'accueil des nouveaux arrivants : mise à jour du livret d'accueil, organisation des réunions -création de plaquettes ou de documents de travail via des outils de communication Appui logistique au service RH: -participer à l'activité du bureau de la formation en binôme avec le chargé de formation : diffuser des offres de formation,rédiger et envoyer des convocations, réserver des salles ... -assister le responsable RH pour le secrétariat des instances du dialogue social : convocation, constitution des dossiers, mise en forme des comptes rendus, diffusion après signature et publication sous intranet -appuyer le service RH pour des missions ponctuelles en cas de surcharge d'activité Chargé des inventaires des résidences du corps préfectoral et des œuvres d'art: -mettre à jour les informations sur le logiciel TELEINV -participer physiquement aux inventaires lors des entrées et sorties des résidences avec le corps préfectoral ou le personnel de résidence, vérifier la bonne identification des objets -rédiger les PV à faire signer par les occupants des résidences -collecter les informations nécessaires au suivi des inventaires auprès des services -recenser les œuvres d'art, leur état, les déplacements et effectuer la mise à jour des inventaires Appui au bureau d'action sociale: -diffuser l'information -participer à l'organisation de l'arbre de noël -prendre les RV médecine de prévention et classer les comptes-rendu -appui restauration collective