Référence CSP: O032250/930000138 Le Département du Gers recrute un·e secrétaire de Direction à temps complet, au sein de la Direction Patrimoine Immobilier (Résidence administrative : AUCH). L'agent·e sera placé·e sous l'autorité hiérarchique de la Directrice. Missions : Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique de la Direction et des Services : - Réceptionner les demandes et les orienter vers l'interlocuteur ou le service compétent - Filtrer les appels en fonction de l'activité et des urgences - Gérer les agendas de la direction et s'assurer de la participation lors de réunions ou de déplacements - Gérer les messages reçus dans la boite mail de la direction : les analyser, les prioriser, les transférer aux services compétents, en assurer un suivi en fonction du degré de sensibilité ... Effectuer la gestion administrative de la Direction et des Services : - Assurer la prise de notes pendant les réunions, rédiger des comptes rendus et les diffuser - Rédiger les différents documents demandés (notes, rapports, courriers, présentations...) - Gérer le suivi du courrier et des parapheurs (enregistrement, affectation, transmission, suivi, ...) - Effectuer le classement et l'archivage des documents dans l'arborescence de la Direction - Tenir et mettre à jour les tableaux de bords et/ou de suivi Participer à l'organisation des activités de la Direction et des Services : - Elaborer des supports de communication ou d'information (rédaction de synthèse, rapports, présentations) - Planifier et organiser des réunions : invitation, réservation de salle et/ou de véhicule, planification, convocation - Préparation de dossiers avant réunions ou visites sur sites - Créer les fiches rapports dans le logiciel de délibérations Gestion de dossiers transversaux, - CHSCT : préparation et suivi des dossiers à inscrire à l'ordre du jour en liaison avec les services, - Suivi et mise à jour du plan et des actions de prévention Suivre les stocks de fournitures de bureau et préparer des commandes selon l'état des stocks Gestion des personnels : - Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels des agents de la DPI - Gestion administrative des dossiers accidents de service, et suivi arrêts de travail - Gestion et suivi des visites médicales des agents de la DPI - Gestion des EPI (respect de la dotation Type/service - établissement et suivi des commandes) - Gestion des congés et absences de la Directrice, de son Adjoint et des Chefs de service Élaboration du plan de formation : - Recensement des besoins des services et préparation et finalisation du plan de formation en liaison avec la Direction, - Suivi, gestion de toutes actions de formation obligatoire (habilitations électriques, CACES, travail en hauteur...)