[101018] CHU DE MONTPELLIER DEFINITION Au sein de la cellule Juniors, contribue à la gestion du personnel médical et assure le rôle de référent sur le suivi des dossiers relatifs aux internes en médecine, pharmacie et odontologie de la subdivision de Montpellier ainsi que des Faisant Fonction Interne. Peut-être amené(e) à participer à la gestion des étudiants hospitaliers et au recrutement des stagiaires associées lors des pics d’activité et/ou en l’absence du gestionnaire référent. ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE : ACTIVITES PRINCIPALES • Gestion administrative des internes en médecine, pharmacie et odontologie, FFI : recrutements, dossiers, décisions ; • Gestion des choix de stage : préparation des supports, enregistrement des affectations ; • Rédaction de courriers et d’attestations concernant l’internat • Information et accompagnement des internes • Organisation de l’accueil des internes • Gestion des mouvements statutaires : disponibilités, changements de service, mutations, • Recrutement et suivi des InterCHU (entrants et sortants) • Rédaction et mise à jour toutes les procédures pour son secteur d’activité • Relais de la gestion des étudiants hospitaliers lors des pics d’activité ACTIVITES SECONDAIRES • Assurer le back-up du binôme ou en cas d’absentéisme dans le secteur • Renforcer les autres secteurs de la DAM en cas de nécessités de service RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES (internes et externes) : Intra-hospitalier : -Avec l’ensemble des secrétariats des services médicaux -Avec les internes et les étudiants hospitaliers -Avec les pôles hospitalo-universitaires, les coordonnateurs de départements et -responsables d’équipes médicales, -Plus rarement, avec les différentes directions (Ressources Humaines et Formation, Finances et Systèmes d’Information, Service aux Patients, Santé Publique et Affaires Juridiques. Extra-hospitalier : -Avec l'Agence Régionale de Santé, Avec la Faculté de Médecine, la Faculté de Pharmacie, et la Faculté d’Odontologie, -Avec la DIRECCTE, -Avec les autres Centres Hospitaliers Universitaires, -Avec les établissements de la subdivision de Montpellier LIAISONS HIERARCHIQUES - Placé sous l’autorité directe du cadre de secteur - Directeurs des Affaires Médicales LIEU D'EXERCICE : CHU Montpellier Activité du poste : 100% Horaires : Variable entre 8h00 – 18h00 – Fixe 9h-12h ; 14h-16h, Repos : week-end et jours fériés Description du profil recherché: SAVOIR FAIRE REQUIS : Compétences techniques -Connaissance des statuts des personnels médicaux de la fonction publique hospitalière -Rédaction des différentes attestations et courriers -Tenue de dossiers administratifs -Gestion rigoureuse des dossiers, avec classement et archivage -Synthétiser et prioriser les informations Compétences relationnelles -Communication / relations avec l’ensemble des acteurs -Accueil, orientation, renseignement du public -Savoir écouter et transmettre dans le respect de la confidentialité Savoir être requis -Sens du relationnel -Polyvalence et disponibilité -Savoir écouter et transmettre dans le respect de la confidentialité -Accueil physique et téléphonique -Correspondance électronique et manuscrite Contribution à l'organisation -Connaissance de l'organisation du CHU Compétences spécifiques liées au poste -Outils bureautiques (Internet, Outlook, Word, Excel…) -Logiciel dédié à la gestion RH Horaires : Horaires normaux