Assistant(e) de direction H/F (H/F) 34 - Montpellier
Offre n° 176WBTY
Assistant(e) de direction H/F (H/F)
34 - Montpellier - Localiser avec Mappy
Actualisé le 25 juin 2024
Rattaché au Directeur d'agence vos principales missions sont : Suivi Budgétaire et Facturation : - Saisir les notes de frais, les contrôler, les approuver - Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires.) - Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés - Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers - Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relances, révision des prix.) - Créer et saisir les refacturations internes - Contrôler les ordres de mission et les factures - Elaborer et tenir les tableaux de bord à jour, transmettre le reporting d'activité à la DR (synthèse CA mensuel, leasing.) Gestion Administrative et commerciale : - Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible - Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur - Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects - Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients - Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie - Assurer le traitement des devis et des appels d'offre - Centraliser la gestion des stocks et des commandes Secrétariat : - Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes - Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information - Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ) - Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement - Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions - Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples - Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers - Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents - Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route - Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable
- Type de contrat
-
Intérim - 3 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2200.0 Euros à 2300.0 Euros sur 12.0 mois
Profil souhaité
Expérience
- 6 MoisCette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire
Entreprise
ADEQUAT INTERIM
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
Mme Nelly BLAYA
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