Intitulé du poste : Gestionnaire des formations doctorales et HDR - F/H Catégorie : B Quotité d'affectation sur le poste : 100% Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « gestion et pilotage » Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage Correspondance statutaire : Technicien.ne Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3 Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse Composante / Service : Direction de la recherche / Pôle études doctorales Composition du service (effectifs) : 32 / 7 Fonction d'encadrement : non Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Études doctorales Service central de l'université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles : Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société. Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d'assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l'inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l'HDR, d'organiser les différents événements pour les doctorants et d'assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d'enseignement. Gestion pédagogique des formations doctorales et HDR - Assurer la gestion des dossiers de formation des doctorants et des HDR sur Sirius : inscription aux formations du catalogue, vérification des listes d'émargement, attribution des ECTS, vérification et validation des formations doctorales externes - Gérer les aspects logistiques : réservation des salles sur Hyperplanning, matériel, fournitures, listes d'émargement - Gérer les modifications d'emploi du temps via Hyperplanning - Assurer le suivi des inscriptions aux formations des doctorants et des HDR - Transmettre les listes d'émargement aux formateurs - Gérer les demandes des doctorants et des HDR y compris les réclamations - Participer à la construction de tableaux de bord pour les formations doctorales et HDR - Saisir et mettre à jour les bases de données des formations doctorales et HDR - Mise en œuvre des procédures relatives aux formations doctorales dans le respect de la règlementation sur Sirius et Hyperplanning - Participation aux réunions et conseils ayant trait aux formations doctorales et HDR - Préparation, mise en place et gestion des formations en coordination avec la responsable du pôle - Gérer l'évaluation des formations doctorales par les doctorants : saisie des questionnaires dans Sphinx, envoi aux doctorants, relances, analyses, transmissions des résultats. - Contribuer à l'amélioration continue des formations doctorales - Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion Accueil et information des doctorants, des candidats à l'HDR et des formateurs - Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers - Renseigner et informer les doctorants sur les formations doctorales et les candidats à l'HDR (calendrier, catalogue des formations, validation des ECTS ou heures pour les HDR, .) - Accompagner les formateurs pour le bon déroulement de leurs sessions de formations - Répondre aux demandes de renseignement (téléphone, courriel, courrier) - Collaboration étroite avec les directrices adjointes des écoles doctorales en charge des formations doctorales pour la validation des formations externes - Information et communication auprès des doctorants et des candidats à l'HDR Qualité - Appliquer la réglementation (les statuts de l'Université, l'arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié...