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ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE ET D'ACCUEIL (H/F) 75 - PARIS 07
Offre n° 176KRPB
ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE ET D'ACCUEIL (H/F)
75 - PARIS 07 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 18 juin 2024
Œuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ'ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondation Energies pour le Monde (Fondem, Fondation Reconnue d'Utilité Publique, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et d'accueil. 1- MISSIONS PRINCIPALES - Accueillir les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d'accueil) ; - Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, y compris commandes et colis, impression de publipostages, affranchissement et envoi - Archivages courriers et bordereaux, NPAI ; - Accueil prestataires externes, gestion de tâches récurrentes avec les prestataires (y compris La Poste, coursiers, téléphonie, copieur.) ; gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ; - Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts - Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers) - Remise de chèques - Assistance au président et à la directrice générale pour la préparation et le suivi des Conseils d'administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d'une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA - Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative - Gestion des dossiers OPCO - Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique Spécifiquement pour OBSERV'ER - Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks - Appui commercial en salon (de façon ponctuelle) Spécifiquement pour la FONDEM - Préparation du tableau de suivi des paiements et préparation des virements bimensuels - Appui recrutement, publication fiche de poste - Gestion de boîte mail générale ; 2 - COMPETENCES ET QUALIFICATIONS MINIMALES - Formation Bac ou équivalent - Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans la gestion administrative de petites ou moyennes structures (ONG, associations, Fondations et/ou entreprises privées) ; Compétences transverses - Rigueur, autonomie ; - Esprit d'initiative et d'organisation ; - Très bon relationnel et capacités de représentation ; - Polyvalence, capacité à rendre compte ; - Excellente maîtrise des outils informatiques et Bureautique, Excel et Office en général ; 3 - CONDITIONS DU POSTE Le poste proposé dispose des spécificités suivantes : - Poste en CDD de 10 mois (dans le cadre d'un accroissement de l'activité), avec période d'essai. Possibilité de CDI. - Statut Employé, - Convention BET - Poste en 4/5e réparti sur 2 structures (2 temps partiels) et sur 4 jours (28 heures); - Poste basé au siège de la Fondem - Avantages : transports Navigo à 50%, mutuelle (base prise en charge à 100% par l'employeur), Ticket restaurant 9€ pris en charge à 55%; - Date de début du contrat : 15 septembre 2024 - Rémunération : entre 1500 et 1700€ bruts par mois pour un 4/5e selon profil Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ'ER Management direct : n/a 4 - RECRUTEMENT Merci d'envoyer votre CV et une lettre de motivation par mail à l'adresse suivante : amanda.buet@energies-renouvelables.org Echéance de l'offre : le 14 juillet 2024 Avec la référence « ADMIN - VotreNom» dans l'objet du mail et dans le nom du CV et LM. Toute candidature incomplète ne sera pas considérée. NB : Seuls les candidats sélectionnés pour le 1er entretien seront contactés, merci de ne pas appeler.
- Type de contrat
-
CDD - 10 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- temps partiel Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1500.0 Euros à 1700.0 Euros sur 12.0 mois
- Chèque repas
- Mutuelle
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 24 MoisCette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent Cette formation est indispensable
Compétences
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vousCette compétence est indispensable
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques
Entreprise
FONDATION ENERGIES POUR LE MONDE
3 à 5 salariés
Mme Amanda BUET
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