Assistant de Cabinet du Maire (H/F) 95 - HERBLAY SUR SEINE
Offre n° 176MRJG
Assistant de Cabinet du Maire (H/F)
95 - HERBLAY SUR SEINE - Localiser avec Mappy
Publié le 18 juin 2024
MERCI DE JOINDRE OBLIGATOIREMENT UNE LETTRE DE MOTIVATION Placé sous la responsabilité directe du Directeur de cabinet, vous assurez les missions suivantes : VOS MISSIONS : SUIVI DES MISSIONS QUOTIDIENNES DU CABINET - Accueil téléphonique et physique : renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. - Gestion des agendas du Maire, du Directeur de cabinet et des élus : planifier, organiser et préparer les rendez-vous à l'aide de fonds de dossier. - Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des requêtes déposées. - Réception, traitement et transmission des courriels reçus sur les adresses génériques de contact de la mairie et du cabinet. - Rédaction de courriers, compte rendus de réunion et notes synthétiques d'informations. - Contribution à la gestion comptable : édition de bons de commande et suivi de la facturation. - Organisation des circuits de coordination, de décision et de validation. SUIVI DU PROTOCOLE DES MANIFESTATIONS : - Centralisation, traitement et partage des informations sur les manifestations organisées par les services et associations de la ville. - Organisation et participation des commémorations officielles et autres manifestations, en partenariat avec la Direction Manifestations : coordination des services et prestataires concernés, suivi de la diffusion de l'information et de l'envoi des invitations. - Mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l'envoi des invitations officielles - Organisation des Noces célébrées par Monsieur le Maire Maîtrise de l'orthographe et qualités rédactionnelles attendues. Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, powerpoint, outlook). Connaissance attendue du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement territorial. Qualité d'élocution et de présentation LES SPECIFICITES DU POSTE : Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité. Qualités relationnelles confirmées / Rigueur et organisation. Dynamisme et esprit d'équipe / Réactivité et adaptabilité. Gestion du temps et des urgences / Autonomie. Grande disponibilité en soirée et week-ends.
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
-
38H30
Disponibilité soirs/week-ends - Salaire
- Salaire brut : REMUNERATION STATUTAIRE
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels
Profil souhaité
Expérience
- 6 MoisCette expérience est indispensable
Compétences
- Connaissance Environnement territorialCette compétence est indispensable
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Permis
- B - Véhicule légerCe permis est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Gérer son stress
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
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