Au sein de l'Ehpad Ker lenn, nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(tive). Vos missions principales : ACCUEIL STANDARD - Accueil téléphonique et physique - Réception, renseignements directs et/ou orientation et transmissions des communications téléphoniques et des informations en direction des équipes et des résidents - Relais et/ou sélection de l'information vers la direction, relevé logiciel de soins - Traçabilité des appels et messages non relayés dans la journée - Réception des marchandises et orientation vers les référents professionnels - Informations et visite de l'établissement aux résidents et familles selon les besoins exprimés - Recueil des satisfactions et insatisfactions, remarques (résidents, familles, personnels) - Réservation des repas et des salles pour le personnel, les familles et amis souhaitant déjeuner avec un des résidents SECRETARIAT direction, résidents et personnel - Retrait et dépôt du courrier PTT et retrait et dépôt des parafeurs en mairie et Trésor Public. - Réception, tri et Traitement du courrier de l'EHPAD. - Distribution du courrier des résidents ou réexpédition aux familles, tuteurs. - Réception des factures (liés à des actes non pris en charge par la sécurité sociale) et transmission aux familles. - Traçabilité des arrivées, dépôts et envois de documents. - Secrétariat et opérations diverses demandées par la direction et les divers services (courriers, notes de services, tableaux divers,.) - Création des plannings vierges Hébergement temporaire - Création des plannings vierges « stagiaires » ; - Contrôle et suivi des conventions de stages, accueil des stagiaires. - Suivi du stock et commande des fournitures administratives - Suivi et commande des filtres à café GESTION DES RESIDENTS - Saisie, mise en forme de documents divers (courrier, notes de service et attestations diverses demandées par les résidents) - Gestion des dossiers de la liste d'attente (classements, actualisation) - Accueil des nouveaux résidents et familles - Suivi des contrats de réservation et contrats de séjours - Elaboration et suivi des dossiers administratifs des résidents - Tenue et mise à jour des différentes listes des résidents (listings et panneaux divers) - Etablissement des dossiers de demande d'APL - Etablissement des fiches de liaison pour l'hébergement temporaire - Suivi des instances autour du résident (invitations et comptes rendus du CVS, réunions diverses) - Tenue du registre entrées/sorties ACCUEIL DE JOUR - Suivi des dossiers résidents en lien direct avec l'équipe de l'accueil de jour. - Préparation des contrats, saisie des données dans Actarus et dans Livia ; Création et diffusion de différents documents demandés par l'équipe. PROJET DE VIE - Confection d'affiches diverses et cartes diverses (invitations, .) - Participation au projet d'animation de la résidence en collaboration avec l'animateur (préparation des fêtes, de la kermesse, animation d'activités, recherches internet pour la décoration, frappe des menus, etc) - Participation occasionnelle à différentes réunions et actions de formation en interne et externe liées à la tenue de son poste et/ou du projet de vie Compétences attendues : - Excellentes capacités d'écoute et de communication - Discrétion - Empathie et bienveillance - Avoir le sens des priorités - Capacités d'initiatives - Capacités d'analyse des situations - Maîtrise des logiciels Words et Excel - Connaissances de Viatrajectoire - Connaissance logiciel Livia, Actarus, Canva... - Connaissance réseaux sociaux pro Contrat de 3 mois renouvelable